Meer diepte kan worden aangebracht door zaken, gericht, op verschillende detailniveaus en vanuit verschillende invalshoeken te benaderen, bijvoorbeeld door daar onafhankelijke buitenstaanders in te betrekken.
Hoe kijkt een onpartijdige buitenstaander tegen bepaalde zaken aan? Laat specifieke aandachtspunten bekijken en sta open voor nieuwe ideeën.
Je zou jezelf kunnen afvragen: "Wie weet meer van een organisatie, dan zij die deze leiden? Dus waarom zou je iemand van buiten moeten halen om naar de organisatie te kijken? Wat is sowieso het nut van regelmatige organiatiescans?"
Zelfs wanneer wij geen kiespijn of gezondheidsklachten hebben, gaan sommigen van ons toch voor controle naar een tandarts of huisarts. Als onze auto het nog prima lijkt te doen, laten wij die periodiek nakijken. Voor organisaties hoeft dat niet anders te zijn.
Routinecontrole zijn goed voor jouw gezondheid, tanden, auto én voor jouw organisatie.
Periodieke organisatie-toetsing laat zien wat er onder de oppervlakte gebeurt en hoe zich dat ontwikkelt.
Iemand van buiten in dergelijke toetsing te betrekken kan veel voordelen bieden, zoals:
Referentiekader: Naar mate wij meer vertrouwd raken met een organisatie, krimpt ons referentiekader steeds meer tot binnen de grenzen van die organisatie. De mate waarin wij onszelf bewust zijn van, en verbanden leggen met relevante gebeurtenissen en ontwikkelingen buiten dat kader neemt geleidelijk af.
Bekendheid-heuristic: Dit ontstaat doordat wij onze oordelen en besluiten steeds vaken baseren op onze ‘oude’ kennis, zonder alternatieven te overwegen. (“Zo hebben wij het altijd gedaan, dus dat zal nog steeds goed zijn.”)
Bijziendheid: Soms ziet iemand 'van buiten' onmiddellijk wat niet opvalt voor hen die er recht vóór staan. Deze 'bijziendheid', onstaat vaak doordat men zo opgaat in de dagelijkse beslommeringen dat je geen overzicht meer hebt over het geheel of over bepaalde verbanden.
Onoplettende blindheid: Vaak ziet men iets, zonder dat bewust waar te nemen. Voor organisatieleden, inclusief leidinggevenden, kunnen relevante organisatieontwikkelingen onbemerkt blijven omdat die veranderingen hun aandacht niet trokken.
Beschikbaarheidsheuristiek: Wanneer men problemen onderzoekt of oplossingen bedenkt, neigen wij er toe te grijpen naar gedachten die voor ons eenvoudig toegankelijk zijn. Dit kan ons beletten om bepaalde problemen écht te begrijpen of om oplossingen te bedenken die voor anderen voor de hand kunnen liggen.
Schoenmaker blijf bij jouw leest: Als een buitenstaander goed is in het periodiek toetsen van organisaties, dan kun je dat omarmen, omdat jou dat beter in staat stelt te doen waar jij goed in bent.
Waarnemersvooroordeel: Als verschillende mensen naar één object kijken, kunnen zij allen iets anders waarnemen. Gebruik die andere invalshoeken van anderen.
Open staan voor nieuwe ideeën kan een frisse wind door jouw organisatie laten waaien. Het kan leiden tot nieuwe inzichten en het kan weer beweging brengen in onderdelen waarvan je niet eens besefte dat ze waren vastgeroest.
Als je jouw huisarts of automonteur raadpleegt voor routinecontrole, kun je melding maken van ongemakken of vermoedelijke gebreken welke niet belangrijk genoeg leken om eerder de expert in te schakelen. Naast van het routineonderzoek kan de expert ook die aandachtpunten nader onderzoeken. Voor periodieke organisatietoetsing geldt hetzelfde.
Tijdens een periodieke controle kun je ook naar specifieke aandachtspunten laten kijken.
Onze standaard organisatiescans kunnen eenvoudig worden aangepast en uitgebreid zodat meer nadrukkelijk wordt gekeken naar specifieke organisatieaspecten. Afhankelijk van de aard van de symptomen kan daartoe een kleiner of groter deel van de organisatie nader worden bekeken.
Combinatie van dergelijke detailtoetsing met een periodieke toetsing helpt ons nagaan of bepaalde knelpunten zijn ontstaan door andere organisatieaspecten of dat die knelpunten verborgen invloed hebben gehad op andere organisatieaspecten. Tijdige ontdekking daarvan kan serieuze problemen in de toekomst voorkomen.
René Van Someren
